Cải thiện cách viết email bằng Tiếng Anh với 6 bước chi tiết từ A - Z

Viết email bằng Tiếng Anh được xem như một nghệ thuật giao tiếp gian tiếp, đòi hỏi sự tinh tế, chỉn chu và khéo léo. Cùng IELTS LangGo tham khảo hướng dẫn chi tiết về cấu trúc để viết email Tiếng Anh chuẩn và chuyên nghiệp  bài viết này nhé!

1. Cấu trúc email Tiếng Anh

Một cấu trúc email Tiếng Anh hoàn chỉnh thường bao gồm 6 phần chính:

1. Lời chào (Greeting): Thể hiện sự tôn trọng và lịch sự với người nhận.

2. Lời mở đầu (Opening Comment): Câu hỏi thăm hoặc lời cảm ơn ngắn gọn, tạo sự kết nối ban đầu.

3. Giới thiệu mục đích (Introduction): Nêu rõ lý do gửi email.

4. Nội dung chính (Body): Trình bày chi tiết các thông tin hoặc yêu cầu.

5. Kết luận (Conclusion): Tóm tắt lại các điểm chính và mời phản hồi.

6. Chữ ký (Signature): Cung cấp thông tin liên hệ của người gửi như tên đầy đủ, chức vụ, công ty, số điện thoại và địa chỉ email. Chữ ký tạo ấn tượng chuyên nghiệp và giúp người nhận dễ dàng liên hệ lại.

2. 6 bước viết email bằng Tiếng Anh từ A - Z

Cấu trúc viết email Tiếng Anh hoàn chỉnh thông thường gồm 6 bước. Dưới đây là hướng dẫn viết email bằng Tiếng Anh chi tiết nhất, giúp người đọc có thể dễ dàng nắm bắt và viết email một cách hoàn chỉnh:

2.1. Lời chào (Greeting)

Lời chào là phần đầu tiên trong cấu trúc viết email Tiếng Anh, nhằm thể hiện sự tôn trọng và lịch sự với người nhận. Cách viết lời chào phụ thuộc vào mối quan hệ giữa bạn và người nhận, cũng như ngữ cảnh của email.

Lời chào trang trọng (Formal Salutations): Sử dụng khi bạn chưa biết rõ người nhận, trong môi trường công việc hoặc khi cần thể hiện sự tôn trọng cao.

• Dear Sir/Madam, : Kính gửi Quý ông/Bà,
• To whom it may concern, : Kính gửi người có liên quan,
• I am writing to you regarding... : Tôi viết thư này để liên quan đến...
• I am reaching out to inform you that... : Tôi liên hệ để thông báo rằng...
• I hope this email finds you in good health. : Hy vọng email này đến tay bạn khi bạn đang khỏe mạnh.

Lời chào thân mật (Informal Salutations): Sử dụng khi bạn đã quen biết người nhận hoặc trong môi trường giao tiếp thân mật.

• Dear Mr./Ms. [Họ]: Sử dụng khi mối quan hệ trang trọng hoặc khi viết cho người mới gặp lần đầu. Ví dụ: "Dear Mr. Smith."
• Dear [Tên]: Sử dụng khi mối quan hệ ít trang trọng hơn, nhưng vẫn cần sự lịch sự. Ví dụ: "Dear John."
• Hi [Tên]: Dùng trong các email thân thiện, ít trang trọng hoặc giữa đồng nghiệp, bạn bè. Ví dụ: "Hi Kelly."
• Greeting: Xin chào
• Hi there: Xin chào đằng đó

Lưu ý khi viết lời chào trong email tiếng Anh:

• Nếu không chắc chắn về giới tính của người nhận, bạn nên sử dụng họ đầy đủ của họ thay vì sử dụng Mr, Ms hay Mrs (ví dụ: Dear Alex Johnson).
• Tránh sử dụng biệt danh: chúng ta chỉ nên sử dụng biệt danh khi đã có sự đồng ý của người nhận.
• Cần sử dụng dấu phẩy sau lời chào vì quy tắc vì đây là quy tắc khi viết email trong tiếng Anh.

2.2. Lời mở đầu (Opening Comment)

Sau lời chào, phần mở đầu (opening comment) là cơ hội để bạn tạo ấn tượng tốt và thể hiện sự quan tâm đến người nhận. Đây thường là một câu ngắn gọn, mang tính xã giao, trước khi đi vào nội dung chính của email.

Bạn có thể tham khảo các cách mở đầu phổ biến sau:

Hỏi thăm sức khỏe/tình hình:

• I hope this email finds you well. (Hy vọng email này đến tay bạn khi bạn khỏe mạnh.)
• I hope you are having a good day. : Hy vọng bạn có một ngày tốt lành.
• I trust you are doing well. : Tôi tin rằng bạn đang khỏe mạnh.
• I hope everything is going well for you. : Hy vọng mọi việc đều tốt đẹp với bạn.
• I hope you are having a productive week. : Hy vọng bạn có một tuần làm việc hiệu quả.

Nhắc đến sự kiện/dịp đặc biệt:

• I hope you had a great weekend. (Hy vọng bạn đã có một cuối tuần tuyệt vời.)
• I hope you enjoyed your holiday. : Hy vọng bạn đã có kỳ nghỉ vui vẻ.
• I hope you had a wonderful time at [event]. : Hy vọng bạn đã có khoảng thời gian tuyệt vời tại [sự kiện].
• I trust you had a pleasant trip. : Tôi tin rằng bạn đã có một chuyến đi thú vị.
• I hope your recent trip was successful. : Hy vọng chuyến đi gần đây của bạn thành công.

Thể hiện sự cảm kích/biết ơn:

• Thank you for your email. (Cảm ơn email của bạn.)
• I appreciate your help. (Tôi đánh giá cao sự giúp đỡ của bạn.)
• Thank you for your prompt response. (Cảm ơn bạn đã phản hồi nhanh chóng.)
• I am grateful for your support. (Tôi biết ơn sự hỗ trợ của bạn.)
• Thank you for your understanding. (Cảm ơn bạn đã thông cảm.)
• I appreciate your assistance with this matter. (Tôi đánh giá cao sự giúp đỡ của bạn về vấn đề này.)
• Thank you for your patience. (Cảm ơn bạn đã kiên nhẫn.)

Nhắc lại liên hệ trước đó:

• It was great to see you at [sự kiện]. (Thật tuyệt khi gặp bạn tại [sự kiện].)
• I enjoyed our conversation about [chủ đề]. (Tôi rất thích cuộc trò chuyện của chúng ta về [chủ đề].)
• As we discussed on the phone... (Như chúng ta đã thảo luận qua điện thoại...)
• Following up on our previous meeting... ( Tiếp theo cuộc họp trước của chúng ta…)
• I wanted to touch base with you regarding [vấn đề]. (Tôi muốn liên hệ với bạn về [vấn đề].)
• It was a pleasure meeting you at [sự kiện]. (Rất vui khi gặp bạn tại [sự kiện].)

Đi thẳng vào vấn đề (trong trường hợp email ngắn gọn):

• I'm writing to you about... (Tôi viết thư cho bạn về...)
• I'm reaching out to... (Tôi liên hệ để...)
• I am contacting you to... (Tôi liên hệ với bạn để...)
• I am writing regarding... (Tôi viết thư này về...)
• This email is to inform you that... (Email này để thông báo với bạn rằng...)

2.3. Giới thiệu mục đích

Phần giới thiệu là một phần quan trọng trong cấu trúc email, giúp người nhận hiểu ngay mục đích của email và tập trung vào nội dung chính. Sau lời chào, phần giới thiệu thường chỉ gồm 1-2 câu ngắn gọn, nêu rõ lý do bạn viết email. Bên cạnh đó, bạn cần chú ý đến ngữ pháp, chính tả và dấu câu để thể hiện sự chuyên nghiệp.

Mẫu câu giới thiệu mục đích email:

Hỏi thông tin (Inquire):

• I am writing to inquire about... (Tôi viết thư này để hỏi về...)
• I am writing to request information about... (Tôi viết thư này để yêu cầu thông tin về...)
• Could you please provide me with more details about...? : Bạn có thể cung cấp cho tôi thêm chi tiết về... không?
• I would appreciate it if you could... : Tôi rất cảm kích nếu bạn có thể...
• Can you please send me...? : Bạn có thể gửi cho tôi... không?

Thông báo (tin tốt và tin xấu):

• I am pleased to inform you that... : Tôi rất vui mừng thông báo rằng...
• I regret to inform you that... : Tôi rất tiếc phải thông báo rằng...
• I am delighted to announce that... : Tôi rất vui mừng thông báo rằng...
• I am sorry to inform you that... : Tôi rất tiếc phải thông báo rằng...
• I am happy to let you know that... : Tôi rất vui mừng thông báo rằng...

Đề cập đến vấn đề đã trao đổi trước đó:

• I am writing to follow up on our conversation... (Tôi viết thư này để tiếp tục cuộc trò chuyện của chúng ta...)
• I am writing to check in on the status of... (Tôi viết thư này để kiểm tra tình trạng của...)
• As we discussed earlier... : Như chúng ta đã thảo luận trước đó...
• Following up on our previous discussion... : Tiếp theo cuộc trò chuyện trước của chúng ta...
• I wanted to touch base with you regarding... : Tôi muốn liên hệ với bạn về...

Cảm ơn (Thank):

• I am writing to thank you for... (Tôi viết thư này để cảm ơn bạn về...)
• I would like to express my gratitude for... (Tôi muốn bày tỏ lòng biết ơn của mình về…)
• Thank you for your assistance with... : Cảm ơn bạn đã giúp đỡ với...
• I appreciate your help with... : Tôi đánh giá cao sự giúp đỡ của bạn với...
• I am grateful for your support regarding... : Tôi biết ơn sự hỗ trợ của bạn về...

Xin lỗi (Apologize):

• I am writing to apologize for... (Tôi viết thư này để xin lỗi về...)
• I would like to apologize for any inconvenience caused. (Tôi muốn xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào gây ra.)
• Please accept my sincere apologies for... (Vui lòng chấp nhận lời xin lỗi chân thành của tôi về...)

Xác nhận (Confirm):

• I am writing to confirm... (Tôi viết thư này để xác nhận...)
• Please confirm that... (Vui lòng xác nhận rằng...)
• I would like to confirm... : Tôi muốn xác nhận...
• Can you please confirm... : Bạn có thể xác nhận...
• I am writing to verify... : Tôi viết thư này để xác minh...
• Please verify that... : Vui lòng xác minh rằng...

Gửi kèm tài liệu (Attach):

• I have attached... for your review. (Tôi đã đính kèm... để bạn xem xét.)
• Please find attached... (Vui lòng xem tài liệu đính kèm...)
• I am sending you... as an attachment. (Tôi gửi bạn... dưới dạng tệp đính kèm.)

Đề xuất/Đề nghị (Propose/Suggest):

• I am writing to propose... (Tôi viết thư này để đề xuất...)
• I would like to suggest... (Tôi muốn đề xuất...)
• Would you be interested in...? (Bạn có quan tâm đến...?)

Ví dụ:

• Hỏi thông tin (Inquire): I am writing to inquire about the availability of the product: Tôi viết thư này để hỏi về tình trạng còn hàng của sản phẩm.
• Thông báo (Notify): I am writing to let you know about the upcoming meeting schedule: Tôi viết thư này để thông báo cho bạn về lịch họp sắp tới.
• Đề cập đến vấn đề đã trao đổi trước đó (Follow-up): I am writing to follow up on our conversation from last week: Tôi viết thư này để tiếp tục cuộc trò chuyện của chúng ta từ tuần trước.
• Cảm ơn (Thank): I am writing to thank you for your assistance with the project. : Tôi viết thư này để cảm ơn bạn đã giúp đỡ với dự án.
• Xin lỗi (Apologize): I am writing to apologize for the misunderstanding. : Tôi viết thư này để xin lỗi về sự hiểu lầm.

2.4. Nội dung chính (Body)

Đây là phần quan trọng nhất của email, nơi người viết cần trình bày chi tiết các thông tin hoặc yêu cầu. Nội dung chính nên được bố cục rõ ràng và mạch lạc. Chuẩn bị một bản nháp trước khi gửi giúp đảm bảo tính gọn gàng và rõ ràng, bao gồm các lưu ý sau:

Cách trình bày nội dung chính hiệu quả:

• Chia thành các đoạn văn ngắn: nếu có nhiều nội dung, bạn nên chia thành các đoạn văn, mỗi đoạn tập trung vào một ý chính, điều này giúp người đọc dễ dàng theo dõi và nắm bắt thông tin.
• Sử dụng câu ngắn gọn, dễ hiểu: tránh sử dụng những câu phức tạp hoặc dài dòng, vì chúng có thể làm người đọc cảm thấy rối rắm và khó hiểu.
• Sử dụng từ ngữ chính xác, cụ thể: Dùng từ ngữ cụ thể và chính xác để tránh hiểu lầm.
• Trình bày thông tin theo thứ tự logic: bạn có thể bắt đầu với những thông tin quan trọng nhất, sau đó đến những chi tiết bổ sung hoặc ít quan trọng hơn.
• Sử dụng danh sách liệt kê: Danh sách liệt kê giúp thông tin dễ nhìn và dễ nắm bắt hơn.
• Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp: Trước khi gửi email, hãy kiểm tra kỹ lỗi chính tả và ngữ pháp. Điều này giúp email của người viết trông chuyên nghiệp và tránh được những hiểu lầm không đáng có.

Ví dụ:

In my previous role, I led a successful marketing campaign that increased sales by 20%. I believe a similar approach can be applied to our current situation. Here are the key elements of the proposed campaign:

1. Target Audience: Identifying and focusing on potential customers in the 18-35 age group.

2. Marketing Channels: Utilizing social media, email marketing, and influencer partnerships.

3. Promotional Strategies: Offering limited-time discounts and engaging content to attract attention.

2.5. Kết luận (Conclusion)

Phần kết luận cũng là giúp bạn tóm tắt lại các ý chính và mục đích viết email của mình. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể cảm ơn người nhận hoặc đưa ra nguyện vọng mong muốn người đọc phản hồi email.

Hướng dẫn viết phần kết luận:

Cảm ơn và mong muốn nhận được phản hồi

• Thank you for your patience and cooperation. : Cảm ơn bạn đã kiên nhẫn và hợp tác.
• Thank you for your consideration. : Cảm ơn bạn đã cân nhắc.
• I look forward to your response. : Tôi mong nhận được phản hồi từ bạn.
• If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know. : Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hay thắc mắc nào, đừng ngần ngại cho tôi biết.

Nhắc lại yêu cầu hoặc đề nghị

• Please confirm the receipt of this email. : Vui lòng xác nhận đã nhận được email này.
• I would appreciate it if you could send me the information by [date]. : Tôi rất cảm kích nếu bạn có thể gửi cho tôi thông tin trước [ngày].
• Could you please provide an update on this matter? : Bạn có thể cung cấp cập nhật về vấn đề này không?
• I am looking forward to receiving the details. : Tôi mong nhận được chi tiết.

Thể hiện thiện chí và mong muốn hợp tác

• Thank you in advance for your help. : Cảm ơn bạn trước vì sự giúp đỡ.
• I am looking forward to working with you. : Tôi mong được hợp tác cùng bạn.
• I appreciate your support on this matter. : Tôi đánh giá cao sự hỗ trợ của bạn về vấn đề này.
• Please let me know if there is anything else I can do for you. : Vui lòng cho tôi biết nếu có bất kỳ điều gì tôi có thể làm cho bạn.

2.6. Chữ ký (signature)

Phần cuối cùng của email là lời chào kết thúc và chữ ký. Đây là phần rất quan trọng vì lời chào sẽ thể hiện sự thân thiện và tôn trọng của bạn đối với người nhận. Ngoài ra, bạn cũng nên để lại thông tin liên hệ của mình ở phần này để giúp người nhận thể hiện hệ với bạn dễ dàng hơn.

Các cách ký tên phổ biến:

Ký tên trang trọng (Formal):

• Sincerely, [Tên] : Sincerely, Minh.
• Yours faithfully, [Tên] (chỉ dùng khi bạn không biết tên người nhận) : Yours faithfully, Hà.
• Best regards, [Tên] : Best regards, Hương.
• Kind regards, [Tên] : Kind regards, Tuấn.
• Respectfully, [Tên] : Respectfully, Linh.
• With appreciation, [Tên] : With appreciation, An.
• Yours sincerely, [Tên] : Yours sincerely, Hoàng.
• With gratitude, [Tên] : With gratitude, Phương.
• Warm regards, [Tên] : Warm regards, Vân.
• Cordially, [Tên] : Cordially, Dũng.

Ký tên thân mật (Informal):

• Best, [Tên] : Best, John.
• Thanks, [Tên] : Thanks, Saga.
• Take care, [Tên] : Take care, Lan.
• Cheers, [Tên] : Cheers, Nam.
• Regards, [Tên] : Regards, Mike.
• All the best, [Tên] : All the best, Lê.
• See you, [Tên] : See you, Mai.
• Talk soon, [Tên] : Talk soon, Peter.
• Warm wishes, [Tên] : Warm wishes, Sarah.
• Later, [Tên] : Later, Anh.

Thông tin bổ sung trong phần ký tên:

• Chức danh (Job title): Nếu email liên quan đến công việc, hãy thêm chức danh của bạn để người nhận biết được vị trí của bạn trong công ty.
• Tên công ty (Company name): Thêm tên công ty để người nhận biết được bạn làm việc ở đâu.
• Thông tin liên hệ (Contact information): Thêm số điện thoại, địa chỉ email, hoặc địa chỉ website để người nhận có thể liên hệ với bạn dễ dàng hơn.

Ví dụ:

Best regards,

Jane Doe
Marketing Manager
ABC Corporation
jane.doe@email.com
(123) 456-7890

3. Các quy tắc cần nắm khi viết email bằng Tiếng Anh

Viết email bằng Tiếng Anh sẽ trở nên chuyên nghiệp, chỉn chu trong mắt người đọc hơn khi người viết nắm được những nguyên tắc sau đây:

1. Luôn ghi tiêu đề/ subject email

Phần tiêu đề của bài viết email bằng Tiếng Anh rất quan trọng vì nó giúp người nhận nhanh chóng hiểu được nội dung chính của email ngay từ cái nhìn đầu tiên. Một tiêu đề rõ ràng và ngắn gọn sẽ thu hút sự chú ý và khuyến khích người nhận mở và đọc email của bạn.

Ví dụ:

2. Viết ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề

Một mẫu bài viết email bằng Tiếng Anh hiệu quả cần ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề chính mà không vòng vo. Điều này giúp người nhận dễ dàng hiểu và xử lý thông tin nhanh chóng. Tránh những đoạn văn dài dòng, không cần thiết.

Ví dụ:

3. Sử dụng ngữ pháp và từ vựng chính xác

Bên cạnh đó trong quá trình hoàn thiện bài viết email bằng Tiếng Anh, sử dụng ngữ pháp và từ vựng chính xác để thể hiện sự chuyên nghiệp và tránh hiểu lầm. Cần chú ý đến cách sử dụng thì, câu trúc câu và từ ngữ phù hợp.

Ví dụ:

4. Giữ giọng điệu chuyên nghiệp và lịch sự

Giọng điệu của email cần lịch sự và chuyên nghiệp. Tránh sử dụng ngôn ngữ quá thân mật hoặc không chính thức. Sử dụng các cụm từ như “please”, “thank you”, và “kind regards” để tạo ấn tượng tốt.

Ví dụ:

Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp trước khi gửi

Trước khi gửi email, luôn kiểm tra lại lỗi chính tả và ngữ pháp để đảm bảo email của bạn chuyên nghiệp và không có sai sót. Sử dụng các công cụ kiểm tra chính tả và ngữ pháp nếu cần thiết.

4. Các từ viết tắt thông dụng khi viết email bằng Tiếng Anh

Đối với những email trong tình huống khẩn cấp, cần sự nhanh chóng, bạn có thể sử dụng từ viết tắt để giúp nội dung trở nên ngắn gọn và truyền tải nhanh chóng hơn.

Dưới đây là một số từ viết tắt thông dụng mà bạn có thể sử dụng trong bài viết email bằng Tiếng Anh liên quan đến công việc:

• ASAP (As soon as possible): Dùng để yêu cầu ai đó thực hiện việc gì càng sớm càng tốt.
• FYI (For your information): Dùng khi muốn cung cấp thông tin cho người nhận.
• RSVP (Please reply): Dùng khi bạn mong muốn người nhận phản hồi lại email của mình.
• BTW (By the way): Dùng để thêm thông tin không liên quan trực tiếp đến nội dung chính trong các bài viết email bằng Tiếng Anh.
  

Ví dụ:

Hi Team,

I hope this email finds you well. I am writing to provide an update on our current project. As you all know, we have been working on improving our customer service platform, and there are a few important changes and updates that need to be discussed.

We have received feedback from our beta testers. The overall response has been positive, but there are a few areas that need improvement, particularly in the user interface. I will be scheduling a meeting next week to go over these details and plan the necessary adjustments.

Please be reminded that the deadline for submitting your individual reports is this Friday. It is crucial that we meet this deadline to stay on track for the project’s completion date.

If you have any questions or need further information, please let me know ASAP.

Best regards,

John Doe
Project Manager
XYZ Corporation
john.doe@xyz.com
(123) 456-7890

5. Mẫu viết email bằng Tiếng Anh tham khảo

Để viết email bằng Tiếng Anh một cách chuyên nghiệp cần tuân theo một số quy tắc cơ bản để đảm bảo thông điệp được truyền tải rõ ràng và hiệu quả. Các mẫu email thông dụng trong các tình huống khác nhau, giúp tác giả nắm bắt cách viết email trong Tiếng Anh một cách chính xác và chuyên nghiệp:

Mẫu 1: 

Mẫu 2: 

Mẫu 3:

Mẫu 4:

Như vậy, bài viết trên đã giúp bạn tìm hiểu cách viết email bằng tiếng Anh chuẩn va chi tiết. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn viết email hiệu quả hơn trong công việc và học tập. Đừng quên theo dõi IELTS LangGo để cập nhật những tips học Tiếng Anh hữu ích bạn nhé!